Conditions Générales

Conditions Générales

Conditions générales de vente

1. GENERALITE

Les stipulations des présentes conditions générales de vente (ci-après les "Conditions Générales") s'appliquent à l'ensemble des exposants, visiteurs et prestataires (ci-après les "Participants") qui demandent leur admission à SPORTELAsia 2016, organisée du 15 au 17 Mars 2016 au Shangri-La Hotel, Singapore.
L'association MONACO MEDIAX (ci-après l' "Organisateur"), dont le siège social est situé au 4 Boulevard du Jardin Exotique, 98000 Monaco, est l'organisateur de l'événement SPORTELAsia 2016 (ci-après l'Événement), dont le but est de rassembler les professionnels de l'industrie du sport, du marketing, de la télévision et des nouveaux médias.
Ces Conditions Générales s'appliquent également aux contractants de l'Organisateur. Les services et biens offerts dans le cadre de l'événement répondent exclusivement aux besoins professionnels de toute personne physique ou morale. L'Organisateur se réserve le droit d'accepter ou de refuser l'inscription d'une société. L'organisateur n'est pas tenu de motiver les décisions qu'il prend quant aux demandes de participation.

2. ADHESION A LA DOCUMENTATION CONTRACTUELLE

La signature du contrat de participation et toute admission à l'événement implique l'acceptation ainsi que l'adhésion totale et entière du Participant aux stipulations des Conditions Générales, du contrat de participation, pour les exposants du manuel technique (ci-après ensemble la "Documentation Contractuelle"), accessible lors de l'inscription en ligne et en téléchargement direct sur le site internet de l'événement.
Toute modification ou réserve apportée aux Conditions Générales par le Participant sera considérée comme nulle.

3. MODIFICATION ET PRIMAUTE DES CONDITIONS GENERALES

L'Organisateur se réserve le droit de statuer sur tous les cas non prévus aux présentes Conditions Générales. Les Conditions Générales priment sur toutes les conditions générales. En cas de conflit entre la version française et la version anglaise des Conditions Générales, la version française prévaudra.

4. REPORT OU ANNULATION DE L'EVENEMENT

Jusqu'au jour de la clôture des inscriptions, le Participant assume la totalité des risques liés à la non réalisation éventuelle de l'événement et notamment la charge exclusive des frais qu'il aura cru devoir engager en prévision de l'événement.
Néanmoins, il peut se voir restituer le montant de sa participation en cas d'annulation de l'événement.
En cas de report de l'événement, le montant de la participation versé par le Participant sera reporté en vue de sa participation au nouvel événement


CONDITIONS DE PARTICIPATION

5. BADGE

L'accès à l'événement nécessite la présentation d'un badge délivré par l'Organisateur selon ses propres modalités. Ainsi, les Participants qui ne portent pas leur badge n'auront pas accès à l'événement ni à tout autre événement officiel du SPORTELAsia 2016. Les badges peuvent uniquement être obtenus sur le Site de l'événement sur présentation d'une carte de visite professionnelle (à partir du lundi 14 mars 2016). Dans le cas où le Participant perd son badge, un nouveau badge peut être édité contre paiement de 150,00€ hors taxes. Le badge n'est cessible. Tout badge porté par une personne autre que le propriétaire contractuel sera confisqué. L'Organisateur n'a aucune obligation d'aucune sorte envers le porteur original du badge.

Compte tenu du caractère international de l'événement, le Participant s'assure :

A défaut, l'Organisateur se réserve le droit de prendre toutes mesures ou sanctions y compris le refus d'accès.

6. INSCRIPTION

Le Participant ne peut accréditer que ses collaborateurs salariés à temps complet dans un même établissement, dans un même pays, étant précisé qu'une pièce justificative peut être exigée à tout moment par l'Organisateur.
Dans le cas où le Participant aurait accrédité une personne ne remplissant pas les conditions précitées, il sera tenu d'inscrire cette personne séparément et de s'acquitter du droit d'inscription applicable en vigueur tel que prévu dans le contrat de participation en ligne.
Le contrat de participation pour Droits Filiales en ligne doit être utilisé dans le cas où la société exposante principale emploie des salariés à temps complet dans des Filiales ou Succursales localisées dans un pays différent de celui indiqué sur le contrat exposant principal. Par Filiales ou Succursales s'entendent les bureaux appartenant entièrement et ayant la même raison sociale que la société exposante principale et localisés dans un autre pays que celle-ci.
Les employés de toute autre société, ayant des relations commerciales ou étant propriété intégrale ou partielle de la société exposante principale, et toutes joint-ventures, agents, consultants, représentants, réalisateurs, fournisseurs de programme ou produits, sponsors, etc., doivent s'inscrire séparément en tant qu'exposants ou visiteurs et payer les frais d'inscription correspondants.
En cas de refus de la participation, les sommes versées par la personne ayant présenté la demande de participation lui seront remboursées, à l'exclusion des frais de dossier qui resteront acquis à l'organisateur.

7. PUBLICITE

L'Organisateur se réserve le droit exclusif de l'affichage dans l'enceinte abritant l'événement et ses abords immédiats.
Toute forme de publicité est strictement interdite à l'exception de celle utilisant les supports ci-après définis et les espaces publicitaires prévus par l'Organisateur. A défaut de remplir ces conditions, la publicité pourra être retirée sans notification préalable à tout moment par l'Organisateur.
Le Participant ne peut, au sein de l'événement, présenter des produits ou services ou faire de la publicité pour des entreprises ou entrepreneurs non Participants, sauf autorisation écrite et préalable de l'Organisateur.
En outre, la distribution de prospectus, de brochures, de dépliants ou de documents de toute nature comme d'objet promotionnel ou à toutes autres fins est strictement limitée dans l'enceinte de l'événement et ses abords immédiats et est soumise à l'autorisation préalable de l'Organisateur. Le Participant ne peut, sous quelque forme que ce soit, faire de la publicité pour un praticien ou établissement appartenant à une profession réglementée dont l'organisme national et officiel représentant la profession interdit les règles de publicité.

8. SPONSORING

Certains événements de l'Organisateur peuvent être parrainés par les Participants selon les modalités définies dans le contrat de participation qui précisent les caractéristiques de l'événement. Sauf précisions contraires, les sponsorings sont non exclusifs.
Dans le cas où plusieurs Participants parrainent un même événement, la promotion de ces derniers est assurée par l'Organisateur. Ce dernier se réserve le droit de modifier les caractéristiques de l'événement ou de faire modifier par le Participant les éléments destinés à être diffusés, notamment en raison d'impératifs légaux ou tenant à l'organisation générale de l'événement et/ou plus généralement, dans l'intérêt de tous les Participants.

9. PRISES DE VUES (SON ET VIDEO)

Le Participant est informé que la prise de photographies et/ou la réalisation d'enregistrements audio et vidéo par les autres Participants est possible mais qu'il peut s'y opposer ou organiser son exploitation. L'Organisateur est exonéré de toute responsabilité à cet égard. Sauf opposition expresse du Participant, ce dernier autorise à titre gracieux, l'Organisateur, ses partenaires à photographier et/ou enregistrer la voix et l'image du/des Participant(s), et de communiquer dans le monde entier au public ces photos et/ou enregistrements, qui pourront être représentés (en particulier pour une diffusion en direct ou différée), reproduits, sans limitation de nombre de reproductions, publiés, dans le monde entier, sans limite de temps, en tout format (notamment formats téléchargeables incluant MP3, podcasts, webcasts), par tout mode et procédé connu ou inconnu à ce jour, en intégralité ou en partie, sur tous supports matériels ou immatériels connus et inconnus à ce jour tels que sans limitation, papier, optique, analogique, numérique (CD, DVD, etc.), ou sur un réseau électronique (Internet, notamment les sites Internet de l'Organisateur ou de ses partenaires), et sur tout autre outil promotionnel ou de marketing qu'il pourrait utiliser aux fins d'information ou de promotion.

10. REGLEMENTATION DE L'ACTIVITE

Le Participant s'interdit formellement de se livrer à l'extérieur du Shangri-La Hotel, Singapore, lieu de l'événement, à des activités similaires à celles exercées dans l'enceinte de l'événement pendant la durée de celle-ci. Il s'engage en conséquence et notamment à n'attirer directement ou indirectement aucun autre participant hors du lieu de l'événement pour y présenter un de ses quelconques produits ou services rentrant dans le cadre de l'objet même de l'événement. Toute infraction par le participant aux dispositions générales des présentes Conditions Générales entraînera de plein droit et sans mise en demeure préalable l'exclusion immédiate du participant du Shangri-La Hotel, Singapore et ce sans remboursement du montant de sa participation ou d'une quelconque somme versée qui restera acquise à l'organisateur. L'organisateur se réservant, en outre, le droit d'engager à l'encontre du participant contrevenant toute action en réparation des préjudices subits.
Il est formellement interdit au Participant de louer une salle de réunion, de conférence ou une suite dans l'un des hôtels de Singapour pendant la durée de l'événement sans en avoir obtenu l'autorisation écrite de la part de l'Organisateur.


STANDS

11. ATTRIBUTION ET RÉPARTITION DES EMPLACEMENTS

L'Organisateur établit le plan de l'événement et attribue la répartition des emplacements, en s'efforçant de tenir compte des souhaits exprimés par les Exposants, de la nature des produits et services qu'ils proposent d'exposer, de la disposition du stand qu'ils envisagent d'installer dans le respect des intérêts de l'événement.
La participation à des événements antérieurs ne crée pas en faveur de l'exposant un droit à un emplacement déterminé. En aucun cas l'Organisateur ne répondra à l'égard de celui-ci des conséquences qui pourraient découler de l'emplacement attribué telles que le faible taux de passage du Public par exemple.
L'Organisateur se réserve en cas de trouble occasionné par le Participant ou afin d'assurer une meilleure présentation de l'événement dans l'intérêt même des Participants, le droit de modifier à tout moment et toutes les fois qu'il le jugera utile, l'utilisation des surfaces demandées par l'Exposant, l'emplacement des stands ou leurs décorations si elles ne répondent pas aux conditions imposées par le Manuel Technique de l'Exposant, après avoir prévenu les Exposants de sa démarche.

12. SET-UP, INSTALLATION AND DECORATION, BREAK-DOWN

L'exposant ou toute personne dûment mandatée pour le représenter, s'engage :

Sous réserve des stipulations du document précité, il peut librement aménager et décorer son stand sous réserve de ne pas gêner la visibilité des signalisations et des équipements de sécurité, ni celle des stands voisins. L'Organisateur se réserve à tout moment et aux frais de l'Exposant, le droit de retirer ou détruire tout matériel ou toute installation jugés non conformes au manuel technique, ou n'ayant pas reçu l'autorisation de l'organisateur.
Le démontage des stands ou l'enlèvement de l'équipement ne pourra s'effectuer avant 16 heures, le 17 mars 2016.

13. OCCUPATION DU STAND

Les stands devront être occupés le premier jour de l'événement. A défaut, les dits stands seront repris par l'Organisateur sans que le participant puisse réclamer quelque indemnité que ce soit ou le remboursement de ses frais d'inscription.
L'exposant doit assurer une présence suffisante et permanente sur son stand et le maintenir entièrement équipé pendant toute la durée de l'événement.
Il s'engage à exposer des produits et/ou services conformes à la réglementation monégasque ou européenne ou provenant d'activités licites et à obtenir toutes les autorisations nécessaires à l'exercice de son activité. La présentation des produits doit être faite uniquement dans l'enceinte du stand, de façon à ne pas empiéter sur les allées et à ne gêner en aucun cas les exposants voisins. Les matériels et produits doivent être disposés de façon esthétique. Les ventes à emporter ou comportant livraison immédiate et sur place à l'acheteur, sont interdites, sauf autorisation préalable et écrite de l'Organisateur.
Les évènements sur stands tels que : attractions, spectacles, animations etc. doivent être préalablement autorisés par l'Organisateur.

14. DEGRADATION

Tout dommage causé au stand par l'exposant sera à la charge de ce dernier. A ce titre, il devra laisser son stand et/ou emplacement alloué ainsi que tout équipement et matériel fournis par l'Organisateur dans leur état initial. Dès lors, au moment de la prise de possession de son stand, l'Exposant devra faire constater les dommages éventuellement existants par le service technique de l'Organisateur le jour même au risque de se les voir facturer à l'issue de l'événement.

15. CESSION ET SOUS LOCATION D'EMPLACEMENTS ATTRIBUES

Il est expressément interdit aux Participants de céder, de sous-louer, d'échanger, à titre gratuit ou onéreux, tout ou partie des emplacements attribués par l'Organisateur, stands et espaces publicitaires compris.
Cependant, plusieurs exposants peuvent être admis à co-exposer à la condition d'en avoir fait la demande préalable à l'Organisateur et d'en avoir obtenu l'autorisation.


CONDITIONS FINANCIERES APPLICABLES A LA PARTICIPATION

16. MODALITES DE PAIEMENT

Les paiements sont acceptés en Euros uniquement.
À réception du contrat en ligne, la facture relative aux frais de participation sera adressée au Participant dans les meilleurs délais.
Le paiement intégral des frais d'inscription doit être reçu dans un délai de 10 jours à compter de la date d'émission de la facture.
Toute inscription sera confirmée uniquement à réception du paiement relatif dans son intégralité.
Tout paiement, et en particulier les virements bancaires, qui ne spécifient pas suffisamment précisément à quel contrat de participation ou facture ils sont relatifs, seront refusés et retournés.

17. DEFAUT DE PAIEMENT

Le fait pour un Participant de ne pas respecter la clause "modalités de paiement" entraine de plein droit l'exigibilité immédiate du prix de la participation et/ou autorise l'Organisateur à suspendre l'exécution des prestations notamment l'accès au Networking Tool, et/ou à la manifestation, et/ou réattribuer l'emplacement du stand. A défaut du paiement complet du prix, le Participant ne sera pas autorisé à s'inscrire à tout événement futur de l'Organisateur.
En cas de défaut de paiement, l'Organisateur se réserve le droit d'annuler le contrat de participation sans motivation supplémentaire.

18. ANNULATION DE LA PARTICIPATION

a) Annulation de stand

Pour les annulations de stand reçues jusqu'au 9 février 2016 : 70% du montant total des frais de participation de l’exposant seront remboursés.
Pour les annulations de stand reçues après le 9 février 2016 : aucun remboursement des frais de participation de l’exposant ne sera effectué.
Si les frais d’inscription relatifs à la location du stand sont impayés au moment de l’annulation, le Participant accepte expressément de s’acquitter du paiement de 30% des frais à l’Organisateur, pour toute annulation survenant jusqu'au 9 février 2016, et de 100% des frais, pour toute annulation survenant après le 9 février 2016.

b) Annulation de Participant

Pour les annulations de Participants reçues jusqu'au 9 février 2016 : 50% du montant total des frais de participation du Participant seront remboursés.
Pour les annulations de Participants reçues après le 9 février 2016 : aucun remboursement des frais de participation des Participants ne sera effectué.
Si les frais d’inscription relatifs à l’inscription du Participant sont impayés au moment de l’annulation, il accepte expressément de s’acquitter du paiement de 50% des frais de participation à l’Organisateur, pour toute annulation survenant jusqu'au 9 février 2016, et de 100% des frais pour toute annulation survenant après le 9 février 2016.

c) Substitution

Il n’y a pas de frais administratifs pour les substitutions de participants effectuées jusqu'au 9 février 2016. Cependant, toute substitution reçue APRÈS le 9 février 2016 sera facturée 250,00€ (hors TVA). Les substitutions sont autorisées uniquement entre les employées de mêmes sociétés basées dans le même pays, tel qu’indiqué dans la section "Participant" du contrat en ligne.


PROPRIETE INTELLECTUELLE

19. SUPPORTS ET CONTENUS DE L'ORGANISATEUR

L'Organisateur met, notamment, à la disposition des Participants, des éléments de communication et sites Internet propres à l'événement (ci-après le(s) "Support(s) de l'Organisateur" ou "ses Supports"). Il est propriétaire et éditeur de ses Supports.


PROTECTION DES DONNEES

20. COLLECTE DES DONNEES ET UTILISATION DES DONNEES

Les Participants sont informés de ce que leurs données personnelles, c'est-à-dire toutes informations qui leur sont demandées, notamment lors de leur inscription à l'événement, et qui permettent (directement ou indirectement) de les identifier (telles que : le nom, le prénom, la fonction, l'adresse email, les numéros de téléphone et de télécopie et les photographies), sont indispensables à l'inscription et à l'accès à l'événement.
Pour les besoins de l'exécution du contrat de participation, tout ou partie de ces données personnelles sont transmises dans le monde entier. Ces données nominatives peuvent être soit :


ASSURANCE ET RESPONSABILITE

21. ASSURANCE

Les Participants doivent s'assurer d'avoir souscrit les assurances nécessaires à leur participation, l'Organisateur déclinant toute responsabilité à cet égard concernant notamment la perte ou le vol de biens sur les lieux de l'événement. Les Participants s'engagent à fournir les attestations d'assurances requises à l'Organisateur.

22. RESPONSABILITE DE L'ORGANISATEUR

L'Organisateur est exonéré de toute responsabilité concernant les préjudices qui pourraient être subis par les Participants pour quelque cause que ce soit, exception faite des préjudices corporels.
L'Organisateur n'est soumis qu'à une obligation de moyen vis-à-vis du Participant.


DIVERS

23. SECURITE

Les participants sont tenus de respecter les mesures de sécurité imposées par les autorités administratives ou judiciaires, ainsi que les mesures de sécurité éventuellement prises par l'organisateur. L'organisateur se réserve le droit de vérifier le respect de ces mesures.
La surveillance est assurée sous le contrôle de l'organisateur ; ses décisions concernant l'application des règles de sécurité sont d'exécution immédiate.

24. SANCTIONS

L'Organisateur se réserve le droit, selon les circonstances, et sans que le Participant ne puisse prétendre à un quelconque dédommagement :

Ces sanctions peuvent être prises sans préjudice des actions judiciaires que l'Organisateur pourrait introduire pour faire valoir ses droits et demander des dommages-intérêts du fait de violations contractuelles de la part du Participant. Les frais occasionnés par l'intervention de l'Organisateur (notamment frais d'huissier, etc.) seront à la charge du Participant.

25. DROIT ET JURIDICTION

Les présentes Conditions Générales et le contrat de participation constituant un contrat d'adhésion, les polices d'assurance souscrites par l'Organisateur pour le compte des Exposants, ainsi que le Manuel Technique de l'Exposant, sont régis par la loi monégasque.
De convention expresse entre les parties, il est convenu que les Tribunaux de Monaco sont exclusivement compétents pour tout litige résultant de l'application des présentes Conditions Générales.
En cas de litige sur l'application ou l'interprétation des présentes Conditions Générales, seul le Tribunal de Monaco sera compétent.
Leur version française, dont le Participant reconnait avoir pris connaissance (sur le site internet de l'événement et/ou sur première demande écrite de sa part auprès de l'Organisateur) est seule opposable aux parties, ce que ces dernières reconnaissent expressément.